E-Ticaretin En Yoğun Sezonu için Lojistik Hazırlık

E-ticaret için yılın en yoğun dönemlerinden biri olan Kasım ayı yaklaşıyor. Peki, e-ticaret firmaları ve lojistik firmaları bu döneme hazır mı? 

E-ticaret sektöründe yılın en yoğun dönemlerinden biri olan Kasım kampanyalarına yaklaşık bir ay kaldı.

Bu dönemde artacak sipariş hacmini karşılayabilmek için gerekli hazırlıklar, yalnızca daha fazla personel istihdam etmek veya çalışma saatlerini artırmakla sınırlı kalmamalıdır. Gerekli hazırlıklar için depo organizasyonu, operasyon süreçleri, insan kaynağı, teknoloji altyapısı, tedarikçiler ve operasyonel riskler birlikte değerlendirilmeli.

Yoğun sezon başlamadan önce e-ticaretin lojistiği için gözden geçirilmesi gereken 20 kritik hazırlık:

• SKU yerleşiminin düzenlenmesi: SKU’lar; SKU bazında sipariş sıklığı, sipariş başına talep edilen miktar (adet), SKU’ların birlikte sipariş edilme sıklığı, SKU ölçüleri (ağırlık, en, boy, yükseklik) ve kampanya dönemi için talep tahminlerine göre en uygun toplama lokasyonlarına yerleştirilmelidir. Mevcut yerleşim, yaklaşan yoğun dönem için uygun olmayabilir. Normal dönemde yavaş hareket eden bir SKU, en yoğun dönem olan Kasım ayında indirim nedeniyle en fazla satılan SKU’lardan biri haline gelebilir. Dolayısıyla yerleşim çalışmasının geçmiş verinin yanı sıra kampanya tahminlerine dayanması gerekir. Hızlı hareket eden SKU, toplama gözünde yeterli stok bulunmazsa, sürekli ikmal ihtiyacı (replenishment) ortaya çıkabilir.
• Özel toplama bölgelerinin oluşturulması: Özelikle toplayıcılar için yürüme mesafesini azaltacak daha küçük özel toplama bölgeleri oluşturulabilir. Bu düzenleme, depoda darboğaz ve çalışan yoğunluğu oluşturmayacak şekilde tasarlanmalıdır. Yürüme mesafesinin azalması, toplayıcılar için avantajdır. Ancak bölgeler arası SKU transferi, sipariş konsolidasyonu veya çalışanların aynı koridorda yoğunlaşması, toplam operasyon süresini artırabilir. Bu nedenle bölge tasarımı, sipariş profiline göre belirlenmeli. NOT: Yürüme mesafesini azaltmak, toplam sipariş çevrim süresini her durumda azaltmayabilir.
• Benzer SKU’ların kolayca ayırt edilmesi: Birden fazla SKU aynı toplama gözünde (picking bin) bulunuyorsa SKU’ların birbirinden kolayca ayırt edilmesini sağlayacak belirgin görsel farklılıklar olmalıdır. Renk, boyut veya başka bir açık tanımlayıcı kullanılabilir. Sipariş toplama personeli, her seferinde doğru SKU’yu belirlemek için durup onu ayrıntılı şekilde incelemek zorunda kalmamalıdır. Görsel ayrımın yanında barkod doğrulaması olmalı. Fiziksel lokasyon etiketleri ile WMS kayıtları eşleşmeli; silinen, eksik, okunamayan adres etiketleri değiştirilmeli; adres etiketleri, çok daha kolay görünecek şekilde olmalı. Mümkünse karıştırılması kolay SKU’lar, farklı toplama gözlerinde tutulmalıdır. Farklı renk veya belirgin etiketler yardımcı olur; ancak doğru SKU’nun barkodla doğrulanması asıl kontrol mekanizması olmalıdır.
• Lokasyon adlandırma sisteminin gözden geçirilmesi: Depo lokasyonlarının isimleri ve kodları, çalışanların depo içerisinde hareket ederken kolayca anlayabileceği ve tanımlayabileceği şekilde düzenlenmelidir. Fiziksel lokasyon etiketleri ile WMS kayıtları eşleşmelidir. Teknoloji ve yapay zekâ, yürüme rotalarını optimize edebilir ve en iyi sipariş toplama sırasını belirleyebilir. Ancak depo sahasında doğru lokasyonu ve doğru SKU’yu fiziksel olarak bulmak zorunda olan bir çalışan bulunduğu unutulmamalıdır.
• Depocuların hazırlanması: Depocular, özellikle 3 ay içinde işe alınanlar, en yoğun dönemin dinamikleri hakkında bilgilendirilmeli ve hazırlanmalıdır. Bu hazırlık, motivasyon ve teknik esaslı olabilir.
• SKU (ürün) tedarikçilerin hazırlanması: Özellikle en yoğun dönemde satılacak SKU’ların tedarikçileri, en yoğun dönemin dinamikleri hakkında bilgilendirilmeli ve hazırlanmalıdır. Bu hazırlık, onların depoya gönderimindeki olası sorunları önlemeye yönelik olmalıdır. Özellikle Teslimat takvimi ve koli veya palet etiketleme standartları tekrar belirtilmelidir.
• Lojistik tedarikçilerin hazırlanması: E-ticaret firması, depolama ve/veya dağıtım hizmeti alıyorsa bu hizmeti veren lojistik firmaları ile mevcut bütün süreçlerini gözden geçirmeli ve gerekli iyileştirmeleri yapmalıdır. Hatta pilot çalışma yapmalıdır. Kapasite taahhütleri ve olası sorunlar için alternatif hizmet planları değerlendirilmelidir.
• Teknoloji altyapısının gözden geçirilmesi: Sipariş alınmasından siparişin teslim edilmesine kadar olan süreçlerde kullanılan bütün yazılımlar ve otomasyon sistemi, gözden geçirilmeli ve olası sorunlar için pilot çalışma yapılmalıdır. Yük testleri, entegrasyonlar ve sistem kesintisi senaryoları yapılmalı.
• Sarf malzeme yedeklenmesi: Özellikle depolama için kullanılan bant, koli vs. sarf malzemeleri, yedeklenmeli ve hatta faks kullanılıyorsa faks kâğıdı bile yedeklenmelidir. Tüketim tahminine dayanan güvenlik stokları ve kritik ekipman yedekleri de düşünülmelidir.
• Sipariş hacmi ve operasyon kapasitesinin değerlendirilmesi: Yaklaşan yoğun dönemde oluşabilecek günlük sipariş, sipariş satırı ve SKU adedi tahmin edilmeli; bu tahminler doğrultusunda mal kabul, yerleştirme, toplama, paketleme ve sevkiyat operasyonlarının mevcut kapasiteleri gözden geçirilmelidir. Her operasyonun kapasitesi aynı oranda artamayacağından olası darboğaz noktaları, önceden belirlenmelidir. Neden önemli? Depo günde örneğin 20.000 satır toplayabiliyor ancak yalnızca 15.000 satırı paketleyebiliyorsa toplama hızını artırmak tek başına sorunu çözmeyecektir.
• Stok doğruluğunun kontrol edilmesi: Özellikle yoğun dönemde yüksek satış hacmine ulaşması beklenen SKU’ların sistemdeki stok miktarları ile fiziksel stok miktarları karşılaştırılmalı, tespit edilen farklılıklar giderilmelidir. Kritik SKU’lar için sayım sıklığı artırılabilir. Stok doğruluğunun yetersiz olması, siparişlerin zamanında tamamlanmasını engelleyebilir.
• Toplama lokasyonlarının ikmal süreçlerinin hazırlanması: Yoğun satılması beklenen SKU’ların toplama lokasyonlarındaki stok kapasiteleri ve ikmal yöntemleri gözden geçirilmelidir. Toplama sırasında stok tükenmesini önlemek amacıyla minimum stok seviyeleri ve ikmal tetikleme kuralları belirlenmelidir. İkmal faaliyetleri, sipariş toplama operasyonunu mümkün olduğunca aksatmayacak şekilde planlanmalıdır çünkü yoğun sezonda yalnızca sipariş edilen SKU’nun doğru yerde bulunması değil, bu SKU’nun toplama lokasyonunda sürekli bulunabilir olması da gerekir.
• Paketleme ve sevkiyat alanlarının hazırlanması: Paketleme istasyonlarının sayısı, kapasitesi, kullanılan ekipmanlar ve sevkiyat alanlarının yeterliliği değerlendirilmelidir. Tamamlanan siparişlerin paketleme alanında veya sevkiyat öncesinde birikmesini engelleyecek düzenlemeler yapılmalıdır. Gerekirse geçici paketleme istasyonları ve sevkiyat alanları oluşturulmalıdır.
• Ekipmanların bakım ve kullanılabilirliğinin kontrol edilmesi: Forkliftler, transpaletler, konveyörler, otomatik ayrıştırma sistemleri, el terminalleri, barkod okuyucular, etiket yazıcıları ve diğer kritik ekipmanların bakımları yoğun dönem öncesinde tamamlanmalıdır. Arızalanabilecek kritik ekipmanlar için yedek cihaz, batarya ve teknik destek planları hazırlanmalıdır.
• Plan B-Alternatif operasyon planlarının hazırlanması: Beklenenden yüksek sipariş hacmi, personel eksikliği, ekipman arızası, yazılım kesintisi veya taşıyıcı kapasitesinin yetersiz kalması gibi olasılıklar için alternatif çalışma planları hazırlanmalıdır. Hangi durumda hangi önlemin alınacağı ve kararın kim tarafından verileceği önceden belirlenmelidir.
• Depodaki operasyonel risklerin gözden geçirilmesi: Yoğun dönemde artan insan, ekipman ve SKU hareketliliğinin oluşturabileceği operasyonel riskler değerlendirilmelidir. Özellikle yaya ve forklift trafiği, koridorların açık tutulması, geçici stoklama alanları, ergonomi, yorgunluk ve acil çıkışların erişilebilirliği kontrol edilmelidir. Artan sipariş hacmi, iş emniyeti ve operasyonel risk yönetimi standartlarından taviz verilmesine neden olmamalıdır çünkü yoğun dönem performansının yalnızca hız ve verimlilik üzerinden değerlendirilmesi doğru olmaz.
• Sipariş toplama yöntemlerinin gözden geçirilmesi: Mevcut sipariş toplama yöntemleri, yoğun dönemde beklenen sipariş profiline göre değerlendirilmelidir. Tekli sipariş toplama, toplu toplama (batch picking), dalga bazlı toplama (wave picking) veya bölgesel toplama (zone picking) yöntemlerinden hangilerinin daha doğru olabileceği analiz edilmelidir. Gerekiyorsa yöntemler üzerinde pilot uygulamalar yapılmalıdır.
• İade operasyonlarının hazırlanması: Yoğun satış dönemini takip eden iade hacmi de dikkate alınmalıdır. İade kabul, kontrol, sınıflandırma ve yeniden stoklama süreçlerinin kapasiteleri değerlendirilmelidir. İadelerin normal depo operasyonlarını aksatmasını önlemek amacıyla gerekli alan, personel ve ekipman planlaması yapılmalıdır.
• Operasyon performansının izlenmesi: Yoğun dönem boyunca günlük ve gerektiğinde saatlik olarak takip edilecek temel performans göstergeleri belirlenmelidir. Özellikle sipariş karşılama oranı, zamanında sevkiyat, toplama doğruluğu, saatlik toplama performansı ve bekleyen sipariş miktarı izlenmelidir. Performans sapmaları için önceden belirlenmiş müdahale yöntemleri bulunmalıdır.
• Yoğun dönem simülasyonunun yapılması: Beklenen en yüksek günlük sipariş hacmi dikkate alınarak mal kabulden sevkiyata kadar tüm depo süreçlerini kapsayan bir operasyon simülasyonu yapılmalıdır. Bu uygulama sayesinde süreçler arasındaki darboğazlar, bekleme süreleri, kapasite sorunları ve sistemsel aksaklıklar yoğun dönem başlamadan belirlenebilir. Burada Operasyon simülasyonu ve uçtan uca pilot uygulama yapılabilir.

Her sipariş toplama hareketinde 2–3 saniye kazanmak, tek başına önemsiz görünebilir. Ancak yoğun dönemde gerçekleştirilen on binlerce toplama hareketi düşünüldüğünde, bu küçük zaman kazanımları toplam operasyon süresinde önemli fark yaratabilir. Hatta gün içerisindeki tüm siparişlerin tamamlanması ile bazı siparişlerin ertesi güne sarkması arasındaki farkı belirleyebilir.

Ancak mesele yalnızca sipariş toplama hızını artırmak değildir. Mal kabulden yerleştirmeye, ikmalden toplamaya, paketlemeden sevkiyata kadar bütün süreçlerin birbirleriyle uyumlu ve dengeli çalışması gerekir. Bir deponun performansı, tek bir operasyonun ne kadar hızlı çalıştığıyla değil, tüm operasyonların birlikte ne kadar siparişi doğru, güvenli ve zamanında tamamlayabildiğiyle değerlendirilmelidir.

Yoğun sezona hazırlanmak, yalnızca daha fazla çalışmak değil, yoğun sezon başlamadan önce depoyu daha doğru (*) , daha güvenli ve daha yüksek kapasiteyle çalışabilecek şekilde hazırlamaktır.

(*) Doğru: Verimli, Etkin, Etkili