Operasyonel Tanım ve Prompt

Operasyonel Tanım, 25 sene önce 6 Sigma Siyah Kuşak eğitiminde öğrendiğim ve bugün hâlâ geçerliliğini koruyan en kritik konulardan biridir. Operasyonel Tanım (OT); “neyin”, “kim” tarafından, “nasıl” ve “ne zaman” yapılacağının tartışmaya yer bırakmayacak şekilde “net” ve “doğru” ifade edilmesidir çünkü herkes, Teğmen Rowan olamaz. Hatta Yapay Zekâ bile Teğmen Rowan olamaz.

Operasyonel Tanım (OT); “neyin”, “kim” tarafından, “nasıl” ve “ne zaman” yapılacağının tartışmaya yer bırakmayacak şekilde “net” ve “doğru” ifade edilmesidir. Aksi durumda herkes, işi “kendi” anladığı gibi yapar ki bu durum hatalara, zaman kaybına ve tutarsız sonuçlara yol açar. Oysa OT, “net” ve “doğru” olduğunda herkes, “aynı” işi “aynı” şekilde yapar ki bu da işin doğru yani verimli, etkili ve etkin yapılmasını sağlar, süreci kontrol edilebilir ve sonuçları öngörülebilir hale getirir. Kısacası OT yoksa, herkes kendi doğrusunu yapar; OT varsa, herkes aynı doğruyu yapar.

Örneğin “Paketlemeyi daha dikkatli yapın.” ifadesi, net ve doğru bir OT değildir çünkü “dikkatli” ifadesi ile neyin kastedildiği belirsizdir, “kim” tarafından yapılacağı net değildir, “nasıl” yapılacağı tarif edilmemiştir ve “ölçülebilir” hedef yoktur. Bu nedenle herkes, farklı bir “dikkat” anlayışıyla çalışır. Oysa “Paketleme operatörü, her sipariş için ürün kodunu sistemden kontrol edecek, ürün ile eşleşmesini doğrulayacak ve çift kontrol sonrası paketlemeyi tamamlayacaktır. Hedef, yanlış paketleme oranının %2’den %0,5’in altına düşürülmesidir.” şeklinde bir “tanım” yapıldığında; “kimin, neyi, nasıl yapacağı” ve “hedefin ne” olduğu tamamen netleşir. Böylece herkes, aynı standartta çalışır ve hata oranı düşer.

Örneğin “ürünleri düzenli yerleştirin.” ifadesi; herkesin ürünü “kendi” anlayışına göre yerleştirmesine neden olabilir ki bu da aynı ürünün farklı lokasyonlara konulmasına, toplama süresinin uzamasına, toplama hatalarının ve mal kayıplarını artmasına yol açar. Öte yandan “Mal yerleştirme operatörü, mal kabulden gelen ürünleri SKU numarasına göre depo yönetim sisteminde tanımlı lokasyonlara yerleştirecek, barkod okutarak sisteme onay verecek. Hedef: %100 doğru lokasyona yerleştirme olacak.” şeklinde OT yapıldığında ise süreç standartlaşır.

Örneğin “Depoda ABC sınıflandırmasına göre yerleşim yapılacaktır. A grubu ürünler sevkiyat alanına en yakın lokasyonlarda tutulacak, B ve C grupları daha uzak raflara yerleştirilecektir. Yerleştirme işlemi barkod okutularak yapılacak ve günlük lokasyon doğruluk raporu takip edilecektir. Hedef: toplama süresinde %15 iyileşme.” ile “net” ve “doğru” OT olabilir. Depoda düzen, söyleyerek değil tanımlayarak kurulur.

Örneğin “Bu raporu hızlıca hazırla.” demek yerine “Satış raporunu Excel formatında, ürün ve aylık bazında hazırlayıp bugün saat 17:00’ye kadar bana gönder.” denildiğinde beklenti, netleşir ve yapılması gereken (yapılması istenen) doğru şekilde tamamlanır çünkü neyin yapılacağı, nasıl yapılacağı, ne zaman teslim edileceği ve kime gönderileceği açıkça tanımlanmıştır.

Aynı yaklaşım, bugün Yapay Zekâ için de geçerlidir. Aslında Yapay Zekâya verilen prompt, bir OT’dir. Normal hayatta OT neyse, Yapay Zekâ için de prompt odur. Örneğin “Amazon FBA hakkında bilgi ver.” gibi genel bir ifade, yüzeysel ve dağınık bir cevap üretir. Öte yandan “Türkiye’den ABD’ye satış yapan yeni başlayan biri için Amazon FBA sürecini adım adım ve basit bir dille açıkla. Ürün gönderimi, etiketleme (FNSKU), depolama, iade ve maliyet kalemlerini de dahil et.” şeklinde bir prompt ile kim için, hangi kapsamda, nasıl ve hangi detaylarla cevap istenildiği netleşir. Bu da çok kişiye özel, genel olmayan, belli bazı konulara odaklanan cevaplar ortaya çıkarır.

Sonuç olarak OT, herkesin “aynı” şeyi “anlayacağı” kadar “net” ve “doğru” ifade etmektir (anlatmaktır). Yoruma yer bırakmayan tanım, doğru sonucu getirir.

İyi bir OT, kime anlatırsa anlatsın aynı sonucu üretir. Yanlış veya eksik tanım, nasıl sahada hataya yol açıyorsa, eksik veya belirsiz prompt da Yapay Zekâdan alınan sonucun kalitesini düşürür. Bu nedenle ister operasyon yönetiyor olun ister Yapay Zekâ kullanıyor olun, değişmeyen tek kural şudur: Doğru tanım, doğru sonucun tek yoludur. Öte yandan herkes, OT yapamaz; OT yapabilmek için doğru yönetici olmak gerekir.

NOT: Herkes, Garcia’ya Mektup’taki Teğmen Rowan olamaz (olması beklenemez, olması beklenmemeli).